Minggu, 13 Januari 2013

CARA MEMBUAT LAPORAN TAHUNAN


CARA MEMBUAT LAPORAN TAHUNAN
DISINI AKAN DIJELASKAN CARA MEMBUATNYA

BERIKUT LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT LAPORAN TAHUNAN:
1.      BUKA MICROSOFT EXCEL
2.      Tambahkan sheet sebanyak sebanyak 20 sheet….. and ubah nama-nama sheet tersebut :
-          Sheet 1 ,,, beri nama dengan DATA
-          Sheet 2 – sheet 4,,, beri nama dengan BULAN,,,
untuk nama bulan lakukan sampai sheet 4 atau hanya membuat sampai bulan maret saja… Jadi dari sheet 2 yaitu bulan Januari dan sheet 3 bulan Februari dan sheet 4 bulan maret.
-          Sheet 5,,, beri nama dengan TW1 ( TriWulan 1 )
-          Sheet 6 – sheet 8,, beri nama dengan BULAN
untuk nama bulan lakukan sampai sheet 8 atau hanya membuat sampai bulan juni saja… Jadi dari sheet 6 yaitu bulan April dan sheet 7 bulan Mei dan sheet 8 bulan Juni...
-          Sheet 9,,, beri nama dengan TW 2 ( TriWulan 2 )
-          Sheet 10,,, beri nama dengan SMT 1 ( Semester 2 )
-          Sheet 11 – sheet 13,,, beri nama dengan BULAN,,,
untuk nama bulan lakukan sampai sheet 11 atau hanya membuat sampai bulan September saja… Jadi dari sheet 11 yaitu bulan Juli dan sheet 12 bulan Agustus dan sheet 12 bulan September.
-          Sheet 14,,, beri nama dengan TW3 ( TriWulan 3 )
-          Sheet 15 – sheet 17,,, beri nama dengan BULAN,,,
-          untuk nama bulan lakukan sampai sheet 15 atau hanya membuat sampai bulan Desember saja… Jadi dari sheet 15  yaitu bulan Oktober dan sheet 16 bulan November dan sheet 17 bulan Desember.
-          Sheet 18,,, beri nama dengan TW4 ( TriWulan 4 )
-          Sheet 19,,, beri nama dengan SMT2 ( Semester 2 )
-     Sheet 20,,, beri nama dengan THN ( Tahunan)

Diposkan oleh:Sri Nurhayati AS
BERIKUT LANGKAH - LANGKAH MEMBUAT LAPORAN TAHUNAN :
LANGKAH AWAL :
·           BUKA MICROSOFT EXCEL
·             Tambahkan sheet sebanyak sebanyak 20 sheet….. and ubah nama-nama sheet tersebut :
-          Sheet 1 ,,, beri nama dengan DATA
-          Sheet 2 – sheet 4,,, beri nama dengan BULAN,,,
untuk nama bulan lakukan sampai sheet 4 atau hanya membuat sampai bulan maret saja… Jadi dari sheet 2 yaitu bulan Januari dan sheet 3 bulan Februari dan sheet 4 bulan maret.
-          Sheet 5,,, beri nama dengan TW1 ( TriWulan 1 )
-          Sheet 6 – sheet 8,, beri nama dengan BULAN
untuk nama bulan lakukan sampai sheet 8 atau hanya membuat sampai bulan juni saja… Jadi dari sheet 6 yaitu bulan April dan sheet 7 bulan Mei dan sheet 8 bulan Juni...
-          Sheet 9,,, beri nama dengan TW 2 ( TriWulan 2 )
-          Sheet 10,,, beri nama dengan SMT 1 ( Semester 2 )
-          Sheet 11 – sheet 13,,, beri nama dengan BULAN,,,
untuk nama bulan lakukan sampai sheet 11 atau hanya membuat sampai bulan September saja… Jadi dari sheet 11 yaitu bulan Juli dan sheet 12 bulan Agustus dan sheet 12 bulan September.
-          Sheet 14,,, beri nama dengan TW3 ( TriWulan 3 )
-          Sheet 15 – sheet 17,,, beri nama dengan BULAN,,,
-          untuk nama bulan lakukan sampai sheet 15 atau hanya membuat sampai bulan Desember saja… Jadi dari sheet 15  yaitu bulan Oktober dan sheet 16 bulan November dan sheet 17 bulan Desember.
-          Sheet 18,,, beri nama dengan TW4 ( TriWulan 4 )
-          Sheet 19,,, beri nama dengan SMT2 ( Semester 2 )
-          Sheet 20,,, beri nama dengan THN ( Tahunan )

 LANGKAH LANJUT :
1.      Buat data yang diperlukan yang telah diteliti pada sheet DATA


2.      Pada data-data tersebut, klik... misalnya bulan Januari ... buat singkatannya untuk memudahkan memanggil data di sheet lain dan seterusnya pada data lain.



3.      Buat data di setiap sheet BULAN ( januari – desember )



               pada data S, K, D, N yang terdapat pada TW, SMT dan Tahunan...kita tidak langsung menuliskan data pada tabelnya,,,tapi dengan cara
-       - TW
           dengan memanggil data pada sheet bulan sebelum sheet TW tersebut...
-       - SMT
           dengan memanggil data pada TW
-       - THN
           dengan memanggil data pada S     
4.      Buat judul diatas tabel data dengan cara :
=judull&"PUSKESMAS"&pkms&" "&kab&" "&JAN&"TAHUN"&tahun
          


5.      Pada tabel ada kolom pencapaian penimbangan terbagi 4 kolom yaitu kolom K/S, D/S, N/D dan N/S... cara mencarinya adalah
                - K/S   =K/S%
           Begitu juga untuk D/S, N/D dan N/S sesuai letak selnya.
      hasilnya : 


6.       Pada kolom pembinaan cara mencari D/S dan N/D apakah perlu di bina atau tidak.
Contoh untuk D/S
 =IF(H6<tdsjan,"Bina","-")
      Maka akan muncul:


      begitu juga  untuk N/D ubah sesuai letak selnya.
7.      Jika ingin mengetahui jumlah pembinaan D/S dan N/D tersebut, caranya:
Contoh untuk D/S
   =countif(K6:K15,”Bina”)

      Begitu juga untuk N/D sesuai letak selnya.
8.      Untuk menghitung jumlah masing-masing kolom data, gunakan :
=sum(range yang diinginkan)
Hasilnya :

9.      Untuk membuat catatan yang terdapat dibawah tabel dapat mengguanakan cara sebagai berikut :
    =”Catatan : Pada bulan “&JAN&” posyandu yang perlu dibina D/S nya adalah “&countif(K6:K15,”Bina”)&” posyandu dan N/D nya adalah “&countif(L6:L15,”Bina”)&” posyandu
Maka akan muncul :


10.  Untuk membuat nama pimpinan puskesmas, tempat, tanggal dan tahun, gunakan cara berikut :
-          Pimpinan puskesmas
=”Pimpinan Puskesmas”&pkms
-          Tempat, tanggal dan tahun
=tmpt&”, 5 “&JAN&” “&tahun
Maka akan tampil :




11.   Membuat nama pimpinan posyandu serta NIP nya dan nama pelapor serta NIP nya, caranya adalah :
-          Nama pimpinan
=dktr1
-          NIP pimpinan
=nipdr1

-          Nama pelapor
=NaTPG
-          Nip pelapor
=niptpg1


12.  Untuk membuat grafik dari data, gunakan cara :
( Menggunakan Ms. Word 2007 )
-          Pilih insert
-          klik chart
-          pilih chart sesuai keinginan
-          klik data yang ingin dimasukkan ke grafik
-          atur sesuai kebutuhan


13.  Untuk membuat hyperlink pada bulan di sheet data, gunakan cara berikut :
-          Klik kanan pada text yang diingikan di hyperlinkkan, pilih hyperlink...
-          Pilih pilih place in the document
-          Pilih sheet yang ingin di hyperlinkkan
-          Pilih screen tip
-          Tulis sesuai yang diinginkan
-          OK


14. untuk membuat insert koment pada tabel...ikuti langkah berikut :
                - klik kanan pada kotak tabel yang ingin di buat koment
                - pilih insert koment
                - tulis koment anda
       hasilnya :

      sheet yang di link kan dengan sheet awal bisa dibuat lagi linknya dengan sheet awal....mmmm caranya sama dengan cara diatas....


15.  Untuk menghilangkan gridlines..
( Menggunakan Ms. Word 2007 )
-          Pilih page layout
-          Pilih gridlines,,,hilangkan centang nya


16.  Untuk memprotect sheet, caranya :
-          Pilih sheet yang ingin di protect
-          Pilih review
-          Pilih protect sheet, keluar kotak dialog protect sheet,,.masukkan kode yang diinginkan
-          Keluar kotak dialog confirm password...buat kode yang sama...
-          Klik OK
Maka sheet tersebut tidak bisa lagi diubah.......


 Tulisan ini dapat dilihat pada blog saya yang lain. (klik)

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar